周结汇总,关键在于分类整理信息,然后用表格或其他简洁方式展现结果。 先记录数据,再分析总结,最后形成报告即可!
怎样准备周结数据?
有效的周结汇总始于每周的认真记录。需要你全程记录任务进展,包括完成内容、耗时时长及遇到的问题!
例子:
日期 | 任务 | 完成情况 | 耗时 | 遇到的问题 |
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10月23日 | 完成XX项目设计稿 | 完成 | 4小时 | 素材素材缺失 |
10月24日 | XX项目会议纪要 | 完成 及整理文档 | 2小时 | 会议时间安排冲突 |
10月25日 | 编写XX销售计划表 | 部分完成——需要经理审批 | 3小时 | 数据录入需要补充 |
不同的 job 你需要注意的侧重方面差异:产品工程师会侧重项目进度及 Bug 统计;市场销售专注业绩及客户沟通内容; 后端工程师傅需要侧重数据量的变化并进行合理的指标解读
如何分析周小结数据?
有了数据之后就是统计分析环节:
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量化你的完成: 利用表格计算工作小时数 ,查看哪些方面耗费时间最多可以更好的改进。这个表格同样记录了你已经完成了的工作。 避免低效的自我描述;避免只列举出了工作而不是它的完成状态。“参与讨论”、“参与部署”这类笼统描述尽可能避免, 使用具体量化的信息补充. 比如下“10个bug修补”. 或者 “和四个销售团队达成共识”
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分析未达成的: 未完成或者有拖延的部分是提升效率的重要线索。反思是效率问题是什么?资源缺乏么 ? 你是否足够专注于手头工作? 你需要的支持么?你是否有正确的预估处理该工作所需处理的时间? 你是否遇到未预想的突发变化?(比如因为生病暂停两天耽搁任务), 要实事求是地分析原因。总结重点在你的实际收获是否有效,对工作有什么帮助,以及你能做什么让改进提高生产力的方案
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将总结简短概括: 最后一步是将你在此周期的努力凝整合成的精炼文本简明扼要扼要点明三点:工作内容,达成目标,问题困难.尽量保持文本简单直接避免冗长废话;你的周总结旨在为你的任务赋能你并不是写长篇文学;使用数据化陈述更好;
将数据转换成周结报告
常用的报表可以用简单数据表(如上)、柱状图。 根据上司偏好选择合适的汇报方法。如果部门有专用的系统, 就按它来设定信息内容!
最后给它添加个性信息,一些附加的信息;用简单的言语记录本周总结即可
周结汇总常见问题
Q:「我有哪些方式可以将我的工作表现视觉展现?」
A: 你可以使用饼状图图表或树状图更有效的概述你的所有活动以及各个组成任务所需消耗的周期;你也可以使用更精简的工作方式(减少所有琐碎数据总结)!
Q:「如何让我的领导对汇报内容满意?」
A:在撰写这些的时候试着保持清晰并条理性思维结构. 这对你呈现和汇总信息有重要参考意义。同时尽在你所在环境选择合适的信息输出风格(长篇还是精炼报告),让这些信息有更容易让你主管获取理解;你报告要体现目标;
Q:「如果我本周没有完成任务是否也要记录?」
A:需要。实话实说哪些内容未能按目标内容进行执行。 说明你需要寻求主管支援等原因有助于更高效管理未来进展.
通过系统记录-分析概化的总结手段可以有效的提升办公效率工作。认真对待你的每一个周记,长期坚持让你提升工作总结概览处理的更高层次和管理效能力!