遵守时间观念的核心是:计划、准备和行动。提前规划时间,做好充分准备,并按计划执行!
学会时间管理:制定计划是关键
制定计划能提升效率,避免临时抱佛脚。 试试这些方法:
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使用计划工具:例如,日历APP (Google Calendar, Any.do)、记事本或日程本。 记录每日待办事项,并按优先级排序。
例子1: 上午会议前准备好会议材料;例子2:下午与客户约见,提前查看预约和交通信息! -
时间分段:将一天的时间切分成不同任务区块, 注明开始与结束时间。 使用番茄工作法(例如25分钟专注工作,5分钟休息)等等。
例子1: 分配2小时复习功课,中间穿插短暂放鬆休息时间;例子2: 分配45min处理邮件、回答客户问题的工作;30min用来阅读待处理报告,完成相关记录与回应事项,如此类推。
分配合理才能有效的运用工具:即使在时间分配管理工具满载运用到的情况下要对工具执行使用与调整。只有针对规划不满意情况下再去重新执行相关的规划与设置调整工作: -
留出缓冲时间:预料不可估算因素发生,在任务时程结束后保留buffer time作为补偿时间是必要的。
本步骤将会在计划完成好且充分做好基础功课时候非常有用。
例如:两点有个约会,你也许选择一大早的时段做完你所有的预定行动。如此类推!
在不同情况下你可以选择对自身行为使用不同的方法规划好所有事情流程,而关键的要点则在于必须先把事情做好并且记录成文。再依照既定标准对相关细节执行检验流程!
提前准备:事半功倍
提前做好准备可以节省时间也减少压力!例如:
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提前准备服装:重要會議或者宴會之前一晚准备好想见的服装。
避免当夭寻找合适的服装让你有足够的反应时间,可以对早上留出来足够的灵活度避免压力山大与耽誤行程。 -
准备好所需材料∶ 例如第二天课程相关的预习功课,你需要提早在结束时候预习,以便更好参与明天的课堂。
可以让你以最佳状态参加学校活动的准备课程:预留好充分睡眠以更能吸收今天所学。做好充分的复习作业确保能更好地应收挑战关卡的出现,避免不认真预习的后果的造成。(避免第二天课堂因为事情的过多而临时起跑和忙不过来的窘境。) -
*整理好交通工具出行时间∶如需公共交通出行提前查清楚时刻和交通状态情况,尽量考虑拥路以及等待,所以提前出行预留的额外通勤时间也变得必不可少。预防水涨船又高!如你计划中包括通勤部分请务必多安排好相关的buffer-compensator 针对不可意料的变化事件来设定buffer时间。。
这个技巧能让使用者做到尽可能的早一些结束时间内处理事情且保留所有必须要素到最终环节完成结果。所有提前预防措施的考量应该都被加入其中与最后被实际运用来改进所有错误流程,因为错误预估造成的影响非常大及风险程度很高。
遵照约定:信守承诺
遵守约定表示你尊重他人的时间与付出,这是基本的好习惯!
- 准时或提前抵达:不要总是以迟到的意外给朋友及他人带来不好的事情后果;例如:你的迟到可能使得已经抵达时间等上大半天或已经设定好其它必须流程环节都因而延误不少了影响更大程度的情况。
例如会议你希望会议过程可以尽可能的精简以符合效率需求的情况下:*迟到一小时等于意味着造成更多的问题、消耗参与者的能量和不必要的浪费时间额外消耗成本都该注意及减少这些损失行为之发生才行!
好的行为表现例如避免任何与工作生产过程流程相反与导致产能浪费行为。这些都是保持你的工作与他人紧靠链接和获得大家共同认同而产生的好方法/策略及过程与运作情况!
常见问题与解答
Q:我总是难以估计某些事件完成时间,有什么好用的方法吗?
A: 可以尝试: 1. 将任务分解成更小的操作部分并逐条计划
2. 先用比实际用时更长的时间表去估计自己实际行动总用时 。例如将工作时长延长10%左右计算以求稳和保守做法去降低错误比率产生。你很快可以抓到自己所需精确完成时间从而缩小心智差距来更佳精确化自己安排流程。最终你也可以养成在精确度范围内评估工作执行所使用所对应时间的技巧流程。经验能够帮助您在任何工作情景下作出高精准的时间评估方法流程步骤,可以持续观察并总结得出更高准确判断流程与模式,再重新安排步骤直到你感到最满意之为止。
也即是从数据量大来中建立更好更加优化高正确率结果流程:经验收集的过程会让实际情况运作越来越精密从而产生更大实际性运用价值。通过执行流程积累量化时间评估体验和改进其相关步骤:这样一来就能降低各种偏差性数据统计来调整自身预估时间技巧精准,降低错误机会从而能改善本身行动处理及评估相关技能有效与迅速率提升整体效率效益化降低风险增加正成功指数增长可能.
Q:我的日程表排得太满了,感觉时间根本就不够用,是什么造成的结果?应如何提升时效解决?
A: 也许是设定好日程时候预算是较高的原因:你需要去对你的日程执行检查及复查与规划步骤确保你合理化的使用计划流程,而不是将一切负功能活动全部打包集成在某一次流程行程环节;建议您认真审查计划再细则计划内容细节是否合理充分并重整结构从而合理调整使用流程技巧或找到其它高有效率的工作处理技能,解决方法有两种方式:
一是针对每个事件及作业设计出独立模块后再重构流程合并;二则是减少一些多余项目排除掉多余内容优化本身结构或整合所有流程工作到同一个单元工作架构内后再重复优化或整合。
(也许你要做的实际上比预计算高一些所计划耗能反而比原来预留预算多: 建议将你设定所安排预留时间分配重新整理再次调整直到满意为此;持续评估和修改直至改进最终结果达成目标;)
尝试以下方面提高你的效率:* 优先安排:选出对你自己较重要的事务; 把高成本/困难程度的任务/项目从低重要事宜剥离出来进行计划。
执行排除法:* 例如有三个任务在进行执行当中发现你时间完全不够只能先取消一件时必须按重要程度来优先处置。 因此必须评估各个工作项目的轻重和决定其流程优先级别为其配置安排合适的执行计划才能更好的改善效率管理来解决时间利用问题 。(可以有效避免过多次出现同一类的状况)*
Q: 如何坚持执行既定的行事规则?
*A:培养习惯是一条长途马拉松道路:你要做到持续检查自我持续保持改善; 对于某些事情你可以试设激励措施;设定执行奖励及罚则是另一种鼓励持续保持方法方法;可以找人监督、定期复查执行总结;也可能是找到一个对时间管理相同兴趣朋友朋友共同持续改进鼓励完成并持续彼此激励执行并提升自我的良好生活品质。设定明确可执行的阶段性目标也很有效,小目标的重复达成对养成任何良好友善的好习惯会有好处。最终目标需长期持续而保持: 不易放弃!。*