最简单的办法:查看发送的抄报邮件是否显示已发送,并查看抄送他人是否收到邮件回复。 如果没有收到相关通知,查看相关发送系统或平台的已发送记录!
方法一:检查邮件抄送确认
抄报成功最直接的证据就是邮件的发送和送达确认信息。 你邮件客户端(例如 Outlook,Foxmail)会出现已发送的提示,邮件主题及其内容保持不变。例如,如果你给张三抄送了季度销售报告,你应当检查发送到邮箱的邮件中包括 "张三"(或邮件地址)为抄送人或副本的“邮件”标记;查看对方的阅读情况, 一般会呈现 “已读” “读过时间点”这样的提示 (视邮箱而定)!
例子: 向团队邮箱发送抄报邮件后, 在”已发送“邮件列表确认抄报成功发送,该成功记录包括收件人、发送日。接着,在团队常用即系平台中,观察张三李四是否回复该信件,如确认他们的账号状态存在上线并能接收私聊且信箱没在该时间点堵塞,确认这些即能判断他们可能没回或故意未阅读抄报而已;如果真的有问题则他们本人会提出。 检查完毕如果正常则表示这次的抄报确实被送达了!
邮件如果没有按照期望方式准确的显示抄送人,比如发送信息不精确甚至说漏发送的话(忘记添加用户了之类意外现象导致发件失败的情况),你收到一个邮件发送提醒而你却收收不到内容(可能是自己邮件本身的设置问题导致显示延迟);邮件没有被成功生成,你应当先寻找发送问题的内部原因!
方法二:检查系统发送记录
很多内部办公或项目管理系统等软件(例如:企业微信、钉钉 等),都包括邮件处理或信息转发机制。 通过查看该这些业务系统日志能来确认该系统收到你的申报,并对抄/内部转发机制做出跟踪与纪录以便后续有需求回溯. 请确保记录显示转发路径已经按照规定路由到最终用户为止再完成后续流程(如果没有完全交付意味着失败,请按照系统要求反复发送知道到达该次成功为止)!
不同平台的查看方法
由于平台不同, 查看方法有所差异:
- 企业级办公软件 你应通过平台的内部记录来查看信息被转发到谁;如果你使用外部渠道(如公共云软件即系类工具如公司专用的即时聊天的平台(企业版本钉钉,微信))转,平台上有日志及通知来明确说明收件人是确认了的
- 在线文档等软件. 查看已修改列表里面可见到该抄他人或内部协审成员的信息修改记录且无报错时;同时软件允许我们回查文档或分享纪录确认该文档真的发布发布给出所有需要审查对象了而不仅仅自己内部。如软件允确认有记录下他们能对内容访问或者在阅读中留言过就说明一定能成功的完成所有交付了任务并且没有障碍
常见问题解答
问:我没有收到发送成功提示,如何处理? 你检查邮件发送程序是否运转正确,重启系统;看系统是否卡了也可能有;邮箱或服务器等外部设施错误的话联系信息保障(系统工程支持部门寻求修复),如他们都显示系统存在不可抗力。检查信箱可能因为流量大或出现BUG从而限制或导致出现消息发送受延迟等突发停机中断而不能显示信息已正确送信过去,这时候重试就行
问:抄报的对象告诉我没有收到,该如何排查? 检查抄报邮件相关目标对象电子邮件正确性并检查对方账户邮件系统本身的状态,联系该个人以咨询。如果其他程序都有收到这只是他这发生情况很明显一定是某个设置限制所以导致邮件被退回甚至过滤进广告垃圾箱了。看看是发送故障还是对方邮箱方面存在限制比如过滤之类的限制政策。确定是接受者的权限或自身软件配置出现意外所导致的话请他相应自行调整即可
问:如果有多次抄报,如何区分每次的成功状态? 一定要用版本号区别;时间等更具体附加记号记录区别每一次发送情况更有效区分,且有利在回溯时排除错误并辅助定位问题以及加速处理时间!例如版本 1 或编号为 V-Y年 M月!
问:为什么我的抄报没有记录呢 ?怎么办? 优先检测该应用程序本身日志服务是否完整和正常并无崩溃等现象记录. 如发现一些可能原因能引起的话需要采取措施即尽快修复解决问题不然持续发生会大大增加隐形成本还麻烦又低效等;或者找专业管理员和技术支持他们通过诊断来解答
记住在不同环境和不同网络里,成功标准有可能与方法有所差异. 以上示例适用于普遍软件与互联网平台上抄发状况; 情况差异很多自己按步骤仔细做完再判断是不是操作中没严格注意才会失败就行了 !